TKHQ giải bài toán này bằng luồng khép kín: AI extract rate card từ PDF carrier → quote builder cộng đủ phụ phí → chốt tại 1 phiên bản không sửa được → debit note tự đối chiếu giá bill vs giá chốt. Forwarder có bằng chứng chốt giá ngay lập tức, carrier over-charge được cảnh báo trước khi gửi đi.
“Giá tôi báo cho anh bao nhiêu nhỉ?” — câu hỏi này nghe vô hại, nhưng nếu bạn không trả lời được ngay và chính xác, bạn vừa tạo ra một tranh chấp tiềm ẩn với khách hàng.
Với forwarder SME, thất thoát doanh thu thường không đến từ một sai sót lớn mà từ hàng chục lỗi nhỏ tích lũy: sót một phụ phí địa phương, dùng nhầm phiên bản báo giá cũ, bill carrier cao hơn rate đã thỏa thuận mà không ai phát hiện.
Bài toán báo giá forwarder hiện nay
Hầu hết forwarder SME báo giá qua email hoặc Zalo. Vấn đề:
- Không có version: báo giá lần 1, lần 2, lần 3 — khách nhớ giá nào? Bạn nhớ giá nào?
- Không có lock: sau khi khách đồng ý, ai đó có thể vô tình sửa file báo giá
- Không đối chiếu: khi carrier bill vào, không ai so sánh với rate đã thỏa thuận
- Sót phụ phí: local charges, THC, B/L fee… mỗi tuyến mỗi cảng khác nhau, dễ bỏ sót
Kết quả: margin thực tế thường thấp hơn margin dự kiến 15–30%.
Giải pháp TKHQ: từ rate card đến báo giá chốt không sửa được
Bước 1: AI extract rate card từ PDF carrier
Carrier gửi bảng cước dạng PDF với bảng phức tạp. Thay vì nhập tay từng dòng, bạn upload PDF lên TKHQ — AI extract ra:
- Freight rate theo POL/POD + loại container
- Surcharge hiện hành (BAF, CAF, PSS…)
- Validity date
Dữ liệu vào Rate Card module, có phiên bản và thời hạn hiệu lực. Lần sau chỉ cần chọn rate card, không nhập lại.
Bước 2: Quote builder — cộng đủ phụ phí
Quote builder tổng hợp chi phí door-to-door:
- Origin charges: trucking pickup, CFS stuffing, local THC, B/L fee
- Ocean freight: lấy từ rate card đã import
- Destination charges: destination THC, delivery order fee, trucking delivery
Mỗi dòng phụ phí có thể bật/tắt theo từng lô. Margin cộng tự động. Kết quả ra tổng giá chào rõ ràng từng dòng.
Bước 3: Chốt tại 1 phiên bản — không sửa được nữa
Khi khách đồng ý, bạn click “Chốt” — TKHQ tạo một version không thể chỉnh sửa:
- Version number tự tăng (v1, v2, v3…)
- Timestamp chốt
- Snapshot toàn bộ các dòng giá và phụ phí tại thời điểm chốt
Nếu cần điều chỉnh, tạo version mới — phiên bản cũ giữ nguyên, không ai sửa được, vẫn còn đó để đối chiếu. Diff giữa 2 version hiển thị rõ dòng nào thay đổi.
Khách hỏi “giá tôi đưa lần nào?” — bạn mở version là có ngay: giá chốt, ngày chốt, người chốt.
Bước 4: Debit note tự đối chiếu giá bill vs giá chốt
Khi carrier gửi bill, bạn tạo debit note trong TKHQ. Hệ thống tự so sánh:
- Carrier charge thực tế (từ bill) vs rate đã thỏa thuận (từ rate card)
- Giá bill cho khách vs giá chốt trong báo giá
Nếu lệch hơn ngưỡng (mặc định 5%) — cảnh báo ngay trước khi debit note được gửi đi. Bạn quyết định xử lý tranh chấp với carrier, hoặc hỏi lại khách — không để lọt.
Tác động thực tế
Một forwarder khi áp dụng hệ thống này phát hiện trong 3 tháng đầu:
- 12 trường hợp carrier bill cao hơn rate thỏa thuận (tổng ~8 triệu đồng)
- 7 trường hợp sót local charge khi báo giá (tổng ~3.5 triệu đồng)
- 3 tranh chấp khách về giá — giải quyết nhanh vì có version chốt làm bằng chứng
Tổng thất thoát phát hiện và thu hồi được: ~11.5 triệu đồng trong 1 quý. ROI tính ra không cần bàn.
Tóm lại
Báo giá forwarder không phải chỉ là gửi số. Đó là cam kết thương mại — và cam kết đó cần được lưu lại, khóa lại, và đối chiếu tự động khi bill về.
TKHQ làm điều đó trong một luồng liên tục: rate card → quote → chốt version → debit note → đối chiếu — không cần thêm phần mềm nào khác.
