TKHQ giúp chuẩn bị tờ khai hải quan theo 4 bước chung cho cả ba loại — IMP (đầu 1), EXP (đầu 3), OLA (đầu 5): chuẩn bị bộ chứng từ, điền chỉ tiêu từ chứng từ, kiểm tra hợp lệ theo Thông tư 39/2018/TT-BTC, rồi xuất file Excel chuẩn bố cục tờ khai để khai chính thức trên eCUS5. Khác biệt nằm ở mã loại hình, hồ sơ đi kèm và mức độ “được sửa sau khi đăng ký”.
Nếu bạn mới làm khai báo hoặc đang chuẩn hoá quy trình cho team, bài này đi qua từng bước cụ thể. Để hiểu bản chất khác nhau giữa ba đầu số trước, đọc bài Phân biệt 3 loại tờ khai IMP/EXP/OLA.
Bước 0: Chuẩn bị bộ chứng từ
Tờ khai luôn bắt đầu từ chứng từ. Thiếu một chứng từ là thiếu một nhóm chỉ tiêu — nên gom đủ trước khi mở tờ khai.
| Loại tờ khai | Chứng từ tối thiểu | Chứng từ thường cần thêm |
|---|---|---|
| IMP (đầu 1) | Invoice, Packing List, B/L hoặc AWB | C/O (nếu hưởng FTA), giấy phép |
| EXP (đầu 3) | Invoice, Packing List | C/O cho nước nhập, hợp đồng |
| OLA (đầu 5) | Thông tin container, cảng đi/đến, người vận chuyển | Chứng từ lô hàng gốc đi kèm |
Trên TKHQ, bạn tải các chứng từ này lên một lần và hệ thống đọc tự động — chi tiết ở Khai báo hải quan AI & chứng từ.
Bước 1: Chọn đúng mã loại hình
Mã loại hình quyết định thuế suất và điều kiện ưu đãi C/O. Đây là chỗ sai nhiều nhất với người mới.
- IMP — chọn theo mục đích nhập: kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập… Sai mã loại hình thường phải khai bổ sung hoặc sửa.
- EXP — phân biệt xuất kinh doanh, xuất gia công, xuất sản xuất. Mã sai có thể bị từ chối ưu đãi ở nước nhập.
- OLA — vận chuyển độc lập giữa cảng/ICD trong nước (ví dụ Cát Lái → ICD Sóng Thần). Không có yếu tố thuế nhập/xuất nhưng yêu cầu khớp chính xác container, cảng và người vận chuyển.
Bước 2: Điền chỉ tiêu từ chứng từ
Các nhóm chỉ tiêu chính cần điền:
- Thông tin chung — người khai, người xuất/nhập khẩu, mã loại hình, cảng.
- Dòng hàng — tên hàng, mã HS 8 số, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, trị giá.
- Thuế & trị giá — thuế NK, VAT, TTĐB, BVMT và điều chỉnh trị giá nếu có.
- Vận tải — số container, số seal, vận đơn, phương tiện.
Mã HS là điểm dễ vướng nhất: sai HS code dẫn tới sai thuế suất và mất ưu đãi. TKHQ gợi ý mã HS 8 số từ mô tả hàng với điểm tin cậy trên 90%, tra trên 14.000+ dòng mã HS (4/6/8 số) dưới một giây — xem cách tra ở Hướng dẫn tra mã HS 8 số.
Bước 3: Kiểm tra hợp lệ trước khi nộp
Trước khi đăng ký số tờ khai, rà các điểm sau:
- Tổng số lượng, đơn giá, trị giá giữa các dòng khớp với Invoice và Packing List.
- Mã HS và mã loại hình nhất quán với mục đích lô hàng.
- Nếu lô đủ điều kiện FTA (EVFTA, CPTPP, RCEP) thì đã có C/O hợp lệ để tránh nộp thuế thừa — xem Tận dụng ưu đãi thuế FTA.
TKHQ chạy kiểm tra hợp lệ theo Thông tư 39/2018/TT-BTC ngay khi điền, báo lỗi tại từng chỉ tiêu thay vì để phát hiện sau khi nộp.
⚠️ Lưu ý riêng cho OLA (đầu 5)
OLA không thể hủy hoặc sửa sau khi đăng ký số tờ khai. Mọi sai sót đều phải xử lý bằng cách khai một tờ OLA mới. Vì vậy bước rà soát container, cảng đi/đến, ngày vận chuyển và người vận chuyển với OLA là bắt buộc — TKHQ áp pre-validate nghiêm hơn cho loại này trước khi cho đăng ký.
IMP và EXP có thể hủy/sửa trong điều kiện nhất định (chưa thông quan, chưa bị phân luồng đỏ) — nhưng vẫn nên kiểm kỹ để khỏi mất thời gian khai bổ sung.
Bước 4: Xuất file Excel để khai chính thức
Sau khi tờ khai hợp lệ, xuất file Excel chuẩn bố cục tờ khai (đơn lẻ hoặc theo lô) để nhập vào phần mềm eCUS5 khi khai chính thức. Dữ liệu đã qua kiểm tra hợp lệ giúp giảm thao tác nhập lại. TKHQ chưa hỗ trợ nộp trực tiếp lên eCUS/VNACCS — việc nộp tờ khai điện tử vẫn thực hiện qua eCUS5 như quy trình hiện hành.
Sau khi nộp, hồ sơ có thể được phân luồng Xanh/Vàng/Đỏ. Biết trước xác suất luồng giúp chuẩn bị hồ sơ kiểm tra từ sớm thay vì chờ hàng về cảng mới xử lý.
Lỗi thường gặp khi lập tờ khai
- Sai mã loại hình → sai thuế, phải khai bổ sung.
- Sai mã HS → sai thuế suất, mất ưu đãi C/O, rủi ro truy thu.
- Quên C/O khi đủ điều kiện FTA → nộp thừa thuế nhập khẩu.
- Sửa OLA sau đăng ký → không thực hiện được, phải khai tờ mới.
- Lệch số liệu giữa các dòng và chứng từ → dễ bị luồng vàng/đỏ.
Lập tờ khai nhanh hơn với TKHQ
Thay vì gõ lại từng chỉ tiêu từ PDF, bạn tải chứng từ lên, hệ thống đọc và điền sẵn tờ khai IMP/EXP/OLA, kiểm tra theo TT 39 rồi xuất file Excel để khai chính thức trên eCUS5 — khai báo viên chỉ review và duyệt. Trung bình mỗi tờ khai IMP còn 5–10 phút thay vì 30–60 phút thủ công, tỷ lệ tờ khai phải sửa dưới 3%.
