Hải quan Việt Nam quy định 3 loại tờ khai chính: IMP (đầu 1) cho nhập khẩu, EXP (đầu 3) cho xuất khẩu, và OLA (đầu 5) cho vận chuyển độc lập nội địa. Điểm khác biệt then chốt cần nhớ: IMP và EXP có thể hủy/sửa trong điều kiện nhất định, còn OLA không thể hủy hoặc sửa sau khi đăng ký số tờ khai.
IMP — Tờ khai nhập khẩu (đầu 1)
Áp dụng khi nhập hàng từ nước ngoài/khu phi thuế quan vào Việt Nam. Có thể hủy hoặc sửa sau khi đăng ký số tờ khai trong điều kiện nhất định (chưa thông quan, chưa phân luồng đỏ).
Lưu ý: Mã loại hình quyết định thuế suất, ưu đãi C/O. Sai mã loại hình = phải sửa hoặc khai bổ sung.
EXP — Tờ khai xuất khẩu (đầu 3)
Áp dụng khi xuất hàng từ Việt Nam ra nước ngoài/khu phi thuế quan. Cũng có thể hủy/sửa tương tự IMP.
Lưu ý: Hồ sơ đi kèm thường gồm Invoice, Packing List, CO (nếu cần ưu đãi nước nhập). Sai HS code có thể bị truy thu thuế xuất hoặc bị từ chối ưu đãi.
OLA — Tờ khai vận chuyển độc lập (đầu 5)
Áp dụng cho vận chuyển hàng giữa các cảng/ICD trong nước (ví dụ Cát Lái → ICD Sóng Thần).
⚠️ Đặc biệt quan trọng: OLA không thể hủy hoặc sửa sau khi đăng ký số tờ khai. Mọi sai sót đều phải xử lý bằng cách khai một tờ OLA mới.
Vì lý do này, TKHQ áp dụng pre-validate nghiêm ngặt cho OLA trước khi submit — kiểm tra số container, cảng đi/đến, ngày vận chuyển, người vận chuyển khớp với hồ sơ.
So sánh nhanh
| Loại | Đầu số | Hủy/sửa | Use case |
|---|---|---|---|
| IMP | 1 | Có (điều kiện) | Nhập khẩu |
| EXP | 3 | Có (điều kiện) | Xuất khẩu |
| OLA | 5 | Không | Vận chuyển nội địa |
Chữ số đầu và mã loại hình — đừng nhầm hai thứ
Đây là chỗ người mới hay lẫn. Chữ số đầu của số tờ khai cho biết nhóm lớn (1 nhập, 3 xuất, 5 vận chuyển độc lập). Mã loại hình là một trường riêng, chi tiết hơn nhiều, và chính nó quyết định:
- Nghĩa vụ thuế: nộp ngay, được ân hạn, miễn thuế hay chưa phải nộp.
- Bộ hồ sơ phải nộp kèm.
- Có được hưởng ưu đãi FTA hay không.
- Sau này có phải thanh khoản không — xem Thanh lý tờ khai (TLTQ).
Hai lô hàng cùng là nhập khẩu, cùng bắt đầu bằng số 1, nhưng khác mã loại hình thì nghĩa vụ thuế hoàn toàn khác nhau. Ví dụ nhập kinh doanh và nhập nguyên liệu để sản xuất xuất khẩu là hai chuyện khác hẳn, dù cùng “đầu 1”.
Sai sót thường gặp theo từng loại
Với IMP
- Chọn nhầm mã loại hình giữa nhập kinh doanh và nhập gia công/SXXK — hệ quả là sai toàn bộ nghĩa vụ thuế.
- Khai xuất xứ không khớp C/O, mất ưu đãi FTA dù hàng đủ điều kiện.
- Trị giá tính thuế thiếu các khoản phải cộng (cước, bảo hiểm, phí bản quyền).
Với EXP
- Thiếu chứng từ để đối tác xin C/O tại Việt Nam.
- Sai HS code dẫn tới sai thuế xuất với nhóm hàng có thuế xuất khẩu.
- Số lượng, trọng lượng lệch so với packing list và tally sheet thực tế.
Với OLA
- Sai số container hoặc số seal.
- Sai cảng đi / cảng đến.
- Sai ngày vận chuyển dự kiến.
Ba lỗi trên với IMP/EXP chỉ là phiền; với OLA thì phải khai lại tờ mới, vì OLA không sửa được.
Vì sao OLA khắt khe hơn
OLA phục vụ việc đưa hàng còn đang chịu sự giám sát hải quan đi giữa hai địa điểm trong nước. Trong suốt hành trình đó, tờ khai là căn cứ duy nhất để cơ quan hải quan biết lô hàng đang ở đâu và đi đâu. Cho phép sửa giữa chừng sẽ phá vỡ chính cơ chế giám sát đó — nên quy định là không sửa, không hủy.
Hệ quả thực hành: với OLA, thời gian kiểm tra trước khi bấm gửi quan trọng hơn tốc độ khai. Soát lại số container, cảng đi/đến và ngày vận chuyển với chứng từ gốc trước, rồi mới đăng ký.
Sau khi thông quan thì làm gì
Ba loại tờ khai đều đi tiếp cùng một luồng:
- Tờ khai chuyển trạng thái thông quan, hệ thống cấp mã vạch — xem Barcode hải quan.
- In tờ khai kèm mã vạch — xem Cách in tờ khai đã thông quan.
- Làm thủ tục qua khu vực giám sát tại cổng để đưa hàng ra.
Muốn đọc kỹ từng ô trên tờ khai, xem Cách đọc tờ khai hải quan.
TKHQ hỗ trợ ở đâu
TKHQ hỗ trợ đầy đủ 3 loại với kiểm tra hợp lệ riêng cho từng loại theo chỉ tiêu nghiệp vụ hiện hành: đọc chứng từ, điền sẵn dữ liệu, đối chiếu chéo giữa các chứng từ để bắt lệch số trước khi bạn khai chính thức, và xuất file Excel để nhập vào phần mềm khai báo. Việc truyền tờ khai tới hệ thống hải quan thực hiện trên phần mềm khai báo (eCUS5), không thực hiện trong TKHQ.
Lưu ý pháp lý: mã loại hình, điều kiện hủy/sửa và chính sách thuế thay đổi theo văn bản pháp luật từng thời kỳ. Nội dung trên mô tả nguyên tắc chung — luôn đối chiếu quy định hiện hành và hướng dẫn của chi cục hải quan quản lý. Người khai chịu trách nhiệm pháp lý cuối cùng.
