TKHQ gom toàn bộ vòng đời lô hàng FCL về một màn hình: 8 trạng thái shipment chuẩn hoá, container tự sinh từ chứng từ, cảnh báo deadline DEM/DET 3 tầng và SLA scorecard chấm điểm carrier — thay cho hàng chục sheet Excel rải rác. Forwarder không còn phải mở nhiều cửa sổ để trả lời câu “cont đang ở đâu?”.
Bài này nói về mặt vận hành — theo dõi, deadline, SLA. Còn luồng dữ liệu từ chứng từ chạy qua các bước thì xem Upload chứng từ một lần, dữ liệu tự điền mọi nơi.
Vấn đề với cách quản lý bằng Excel
Một forwarder FCL thường rải dữ liệu qua nhiều sheet:
- Sheet theo dõi trạng thái lô — dễ nhầm, khó tổng hợp.
- Sheet canh hạn DEM/DET — phải tự nhớ rồi gọi điện nhắc tay.
- Sheet manifest — copy-paste từ packing list sang Word/Excel.
- Đánh giá carrier — gần như không có số liệu, chọn theo cảm tính.
Mỗi sheet là một silo. Khi cần biết toàn cảnh một lô, phải ghép tay từ nhiều nguồn.
Một màn hình cho cả vòng đời lô hàng
8 trạng thái shipment chuẩn hoá
Lô hàng bám trạng thái từ DRAFT, BOOKING_CONFIRMED, VESSEL_DEPARTED đến COMPLETED — tổng cộng 8 trạng thái. Dashboard cập nhật ngay, lịch sử chỉ ghi thêm không xoá được, nên khi hải quan kiểm tra sau thông quan (PCA) là xuất được lịch sử đầy đủ.
Container tự sinh từ chứng từ
Upload booking confirmation hoặc packing list, container tự tạo với size (20’/40’/40HC), số lượng, hạn DEM/DET và số seal — không gõ lại trường nào. Mọi mốc sự kiện container (LOADED, DEPARTED, ARRIVED, GATE_IN, GATE_OUT) vào timeline theo thứ tự thời gian.
Cảnh báo DEM/DET 3 tầng
Phí lưu container có thể lên tới hàng chục triệu mỗi ngày, nên đây là chỗ đáng tự động hoá nhất. TKHQ nhắc 3 tầng — trước 3 ngày, trước 1 ngày, rồi đúng ngày H — và tự tắt khi container đã trả rỗng đúng hạn.
Cảnh báo gửi qua Telegram Bot riêng của workspace: bạn cấu hình bot token một lần, sau đó mỗi hạn trả cont đều có người được gọi. Đây là kết nối bằng khóa của chính bạn, không phải bot dùng chung.
Chọn carrier dựa trên số liệu, không theo cảm tính
SLA Engine đo % tuân thủ của từng carrier và trucker và cập nhật scorecard sau mỗi lô — không cần tổng hợp tay.
- Template SLA preset theo loại lô: IMPORT FCL (ETA → GATE_OUT trong X ngày), EXPORT FCL (SI cutoff → LOADED on board), hoặc tự định nghĩa milestone theo hợp đồng.
- Cron breach detection chạy định kỳ, phát hiện vi phạm milestone và ghi vào scorecard ngay khi deadline qua.
Khi một carrier tụt xuống mức tuân thủ thấp, bạn thấy ngay trên scorecard và cân nhắc trước khi book thêm lô ưu tiên — thay vì phát hiện sau khi đã trễ hàng.
Manifest và sơ đồ đóng hàng
- Manifest gom tự động dòng hàng từ packing list theo từng booking, xuất PDF theo mẫu hãng tàu hoặc mẫu riêng — không dựng Excel thủ công.
- Sơ đồ xếp container 3D: nhập danh sách kiện với kích thước L×W×H và trọng lượng, thuật toán bin-packing xếp tối ưu cả tải trọng lẫn thể tích rồi xuất sơ đồ 2D từng lớp cho đội đóng hàng tại cảng.
Kết nối phần còn lại của vận hành
Module Forwarder & Container liên thông với các nhóm tính năng khác, dữ liệu dùng lại xuyên suốt:
- Tài chính & P&L — cước tàu, DEM/DET và phí địa phương tự cộng vào giá vốn từng lô, thấy ngay lô lãi/lỗ. Xem Tài chính đối soát & lãi lỗ từng lô.
- Tích hợp — GPS VietMap và ePort kết nối bằng API key của chính bạn khi bạn cấu hình; cảnh báo gửi đúng người đúng lúc. Xem Tích hợp & kết nối.
- Partner 360 — carrier, trucker trong shipment gắn với hồ sơ đối tác đa vai; checklist tự tick khi đủ chứng từ trên booking.
Thay Excel bằng một màn hình duy nhất
Nếu mỗi tuần bạn mất nhiều giờ canh deadline và tổng hợp trạng thái lô qua Excel, đây là lúc thử gom hết về một chỗ.
