Đổ xăng → chi phí tự cộng vào giá vốn lô hàng

Có — TKHQ tự động cộng mỗi lần đổ xăng vào giá vốn của đúng lô hàng, để bạn thấy lãi/lỗ thực tế từng chuyến ngay khi chuyến kết thúc, không cần kế toán nhập tay.

Bạn biết doanh thu tháng này là bao nhiêu. Nhưng bạn có biết chuyến nào thực sự lãi không?

Với forwarder có đội xe riêng, câu trả lời thường là “khoảng” — vì chi phí nhiên liệu, phí cầu đường, lương tài xế… thường được gộp chung vào một đống và chia đều cuối tháng. Không ai biết chuyến Hà Nội–Hải Phòng hôm qua lãi hay lỗ cho đến khi đã muộn.

TKHQ giải quyết điều này bằng cách tự cộng mỗi lần đổ xăng vào giá vốn của đúng lô hàng — tự động, không cần kế toán nhập tay.

Tại sao chi phí xe khó theo dõi

Quy trình thủ công phổ biến:

Tài xế đổ xăng → giữ hóa đơn giấy
Cuối tuần nộp hóa đơn cho kế toán
Kế toán nhập tay vào Excel
Phân bổ chi phí… bằng cách ước lượng hoặc chia đều

Vấn đề: kế toán nhập sai biển số, nhầm ngày, hoặc tài xế “quên” nộp một vài hóa đơn. Định mức nhiên liệu dựa trên con số khai báo, không phải thực tế GPS.

Cách TKHQ tự động hóa vòng lặp xăng → lô hàng

Bước 1: Tài xế chụp ảnh hóa đơn xăng

Không cần nhập tay. Tài xế chụp ảnh hóa đơn xăng bằng điện thoại và upload lên TKHQ (hoặc gửi qua Telegram Bot riêng của workspace — bạn tự cấu hình bot token). AI extract:

Số lít nạp
Đơn giá tại thời điểm đổ
Biển số xe (từ hóa đơn hoặc từ GPS đang kết nối)
Ngày giờ giao dịch
Cây xăng (địa chỉ)

Dữ liệu vào FuelLog — không cần kế toán nhập lại.

Bước 2: FuelLog tự gắn vào chuyến

TKHQ khớp FuelLog với Trip (chuyến) đang mở trên xe đó theo:

Biển số xe — đúng xe nào thì gắn vào chuyến của xe đó
Khoảng thời gian — FuelLog trong giờ chuyến đang chạy → gắn vào chuyến đó

Kết quả: mỗi chuyến có danh sách chi phí nhiên liệu thực tế, không ước lượng.

Bước 3: Trip cost tổng hợp đủ chi phí

Mỗi Trip trên TKHQ tập hợp:

Xăng dầu (từ FuelLog)
Phí cầu đường (nhập hoặc tích hợp GPS)
Lương tài xế (tính theo công hoặc cố định/chuyến)
Chi phí thuê xe ngoài nếu outsource (AP entry tự tạo)

Con số trip cost thực tế ra ngay khi chuyến kết thúc.

Bước 4: Trip cost vào debit note

Khi tạo debit note cho lô hàng, TKHQ cộng trip cost liên quan vào chi phí lô:

Doanh thu:   12,500,000đ  (cước + phụ phí)
Chi phí:
  - Cước tàu/trucker: 8,200,000đ
  - Xăng + cầu đường:   850,000đ
  - Lương tài xế:       600,000đ
  - Thuế/phí cảng:      320,000đ
────────────────────────────────
Lợi nhuận:   2,530,000đ  (20.2%)

Đây là P&L thực tế của lô hàng — không phải ước lượng.

Bonus: Cảnh báo xe ngốn nhiên liệu bất thường

TKHQ tính lít/100km thực tế từng xe theo lịch sử FuelLog + dữ liệu GPS.

Khi một xe tiêu thụ vượt 15% định mức trong tuần — cảnh báo tự động. Có thể là xe cần bảo dưỡng, hoặc tài xế khai gian hóa đơn. Bạn biết ngay thay vì đợi cuối tháng mới phát hiện.

Kết nối GPS để tự động hơn nữa

Nếu kết nối VietMap GPS (bằng API key của bạn), TKHQ còn có thêm:

Quãng đường thực tế từng chuyến — đối chiếu với khai báo tài xế
Gate timestamp tự điền khi xe vào/ra cảng/kho (geofence)
Lộ trình lưu lại để đối chiếu khi có tranh chấp

Dữ liệu GPS không lưu ở phía TKHQ — API key của bạn, dữ liệu trong workspace của bạn.

Trả lời câu hỏi quan trọng nhất

Sau khi cài đặt xong, bạn có thể trả lời:

Chuyến Hà Nội–Hải Phòng tuần này lãi hay lỗ? Lãi 1.8 triệu (18%)
Xe biển số 51C-123.45 tháng này ngốn bao nhiêu xăng? 347 lít, 4.2 lít/100km (định mức 3.8 → cần kiểm tra)
Lô hàng #SHP-2026-0547 margin thực tế là bao nhiêu? 22.4% (dự kiến 25% → sai lệch do surcharge carrier tăng)

Đây là dữ liệu bạn cần để định giá dịch vụ đúng, kiểm soát chi phí chặt và ra quyết định nhanh.