Doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu hay được hỏi: “Tờ khai IMP mất bao lâu?”. Đáp án thực tế phụ thuộc bộ chứng từ đầy đủ, độ phức tạp HS code, và quy trình nội bộ. Bài viết dẫn từng bước với TKHQ — kèm lưu ý chi phí điều chỉnh trị giá và validation Thông tư 39.
Bước 1 — Chuẩn bị bộ chứng từ
Trước khi mở tờ khai, đảm bảo có tối thiểu:
- Commercial Invoice — bản gốc, ký + đóng dấu nhà cung cấp
- Packing List — chi tiết kiện, trọng lượng, dung tích
- Bill of Lading (B/L) hoặc Airway Bill (AWB)
- Certificate of Origin (C/O) — nếu xin ưu đãi FTA
- Contract — hợp đồng mua bán (nếu hải quan yêu cầu)
- Insurance — chứng từ bảo hiểm hàng hoá
Tip: yêu cầu nhà cung cấp gửi PDF gốc thay vì scan. Pipeline AI extract của TKHQ chính xác hơn trên digital PDF (98.2%) so với scan (93%).
Bước 2 — Upload chứng từ vào TKHQ
Drag & drop hoặc chọn file. Hệ thống chấp nhận PDF, PNG, JPG. Sau khi upload, hiển thị trạng thái “Đang xử lý” — OCR + AI extract chạy bất đồng bộ qua job queue, thông thường dưới 30 giây mỗi trang.
Khi xong, kết quả hiển thị side-by-side: ảnh gốc bên trái, JSON trích xuất bên phải. Khai báo viên review từng field, edit inline nếu cần.
Bước 3 — Phân loại HS code
Nhập mô tả hàng vào ô search, AI suggest top 3 HS code với confidence score:
- >90% confidence: thường đúng, vẫn cần khai báo viên duyệt
- 70-90%: cần đối chiếu chú giải chương
- dưới 70%: yêu cầu khai báo viên cao cấp review hoặc tham vấn cơ quan hải quan
Khi chọn HS code, hệ thống hiển thị:
- Thuế suất MFN
- Danh sách FTA + thuế ưu đãi (form D/E/AK/CPTPP/EVFTA/RCEP)
- Giấy phép chuyên ngành cần thiết
- Quy định kiểm tra chất lượng
Bước 4 — Tạo tờ khai IMP đầu 1
Auto-fill từ dữ liệu chứng từ + HS code đã chọn. Form đa bước theo nghiệp vụ Thông tư 39/2018/TT-BTC:
- Thông tin chung — người khai, loại hình, nước xuất khẩu
- Phương tiện vận tải — số B/L, ngày, cảng dỡ
- Chi tiết hàng — HS code, tên hàng, số lượng, đơn vị tính
- Trị giá — FOB, phí vận chuyển, bảo hiểm
- Chi phí điều chỉnh trị giá — phí bản quyền, hoa hồng, royalty
- Thuế — tự động tính theo HS code + FTA
Khai báo viên có thể save draft bất kỳ lúc nào, system tự động lưu version history.
Bước 5 — Chi phí điều chỉnh trị giá (quan trọng)
Đây là phần khai báo viên mới hay bỏ qua, gây truy thu khi PCA. Thông tư 39 quy định phải cộng vào trị giá hải quan:
- Hoa hồng và phí môi giới (trừ phí mua)
- Phí bản quyền, license, royalty liên quan đến hàng nhập
- Bao bì, đóng gói
- Trị giá nguyên liệu, dụng cụ doanh nghiệp cung cấp miễn phí cho nhà sản xuất
- Chi phí vận chuyển, bảo hiểm tới cửa khẩu nhập
TKHQ có module riêng cho phần này — nhập từng dòng chi phí, hệ thống tự cộng vào trị giá tính thuế.
Bước 6 — Validation trước khi export
TKHQ pre-validate theo bộ rule Thông tư 39:
- Mã HS hợp lệ 8 số
- Tổng số lượng × đơn giá = trị giá tờ khai
- Mã loại hình (đầu 1) khớp với phương thức nhập
- Có C/O nếu khai thuế ưu đãi FTA
- Có giấy phép chuyên ngành nếu HS code yêu cầu
Lỗi validation phải fix trước khi sinh XML. TKHQ highlight rõ field nào sai, lý do gì.
Bước 7 — Export XML eCUS và submit
Khi validation pass, click “Export XML” — hệ thống sinh file .xml đúng schema eCUS. Khai báo viên download và import vào phần mềm eCUS/VNACCS để submit.
Sau khi cơ quan hải quan trả số tờ khai và phân luồng (xanh/vàng/đỏ), cập nhật trạng thái trong TKHQ. Toàn bộ thao tác — ai khai, lúc nào, sửa gì — được ghi vào audit log lưu tối thiểu 5 năm phục vụ PCA.
Tổng kết
7 bước nghiệp vụ trên thủ công mất 30-60 phút. Với TKHQ rút xuống dưới 10 phút mỗi tờ khai IMP, độ chính xác tăng — đặc biệt ở phần chi phí điều chỉnh trị giá và đối chiếu FTA mà khai báo viên hay bỏ sót.
Đăng ký dùng thử TKHQ 30 ngày miễn phí — đội ngũ onboarding 1-1 trong tuần đầu giúp team làm chủ quy trình.
