Logistics Việt Phát là công ty cung cấp dịch vụ XNK + kho ngoại quan tại TP.HCM, phục vụ hơn 80 khách hàng ngành dệt may, điện tử và cơ khí. Trước khi áp dụng TKHQ, team khai báo 12 người xử lý trung bình 180 tờ khai/ngày — chạm ngưỡng năng lực và sai sót tăng cao mùa cao điểm.
Bài viết tổng hợp kết quả sau 4 tháng vận hành chính thức.
Bối cảnh ban đầu
Trước tháng 1/2026, quy trình khai báo của Việt Phát hoàn toàn thủ công:
- Khai báo viên đọc bộ chứng từ, gõ tay vào phần mềm eCUS
- Tra HS code bằng biểu thuế PDF + kinh nghiệm cá nhân
- Đối chiếu C/O FTA bằng bảng Excel nội bộ
- Tính thuế bằng máy tính tay, double-check qua bảng tính
Pain points đo được:
| Chỉ số | Trước TKHQ |
|---|---|
| Thời gian/tờ khai IMP | 45 phút |
| Tỷ lệ tờ khai phải sửa | 17% |
| Sai sót gây truy thu thuế/quý | 4 case |
| Số tờ khai tối đa/ngày/người | 15 |
| Cơ hội FTA bỏ lỡ (ước tính) | 22% lô hàng |
Lý do chọn TKHQ
Sau khi đánh giá 3 phần mềm khai báo trên thị trường, Việt Phát chọn TKHQ vì 4 tiêu chí:
- AI extract Invoice + Packing List + B/L tự động — không phải gõ tay
- HS code suggest kèm cảnh báo FTA — tận dụng ưu đãi mà trước đây bỏ sót
- Audit log đầy đủ phục vụ kiểm tra sau thông quan (PCA)
- Tích hợp ERP với phần mềm kế toán MISA đang dùng
Triển khai
Tuần 1: TKHQ onboarding 1-1 cho 12 khai báo viên. Cấu hình tài khoản, phân quyền (khai báo viên / leader / kế toán), import dữ liệu khách hàng và lịch sử tờ khai.
Tuần 2: Pilot song song — khai 30% tờ khai qua TKHQ, 70% theo quy trình cũ. Đối chiếu kết quả từng ngày, fix discrepancy về thuế suất và format XML eCUS.
Tuần 3-4: Chuyển 100% sang TKHQ. Tích hợp webhook với MISA — số tờ khai và thuế VAT/XNK đồng bộ tự động vào sổ kế toán.
Tháng thứ 2: Workshow nâng cao về tận dụng C/O FTA cho 5 khai báo viên cấp cao.
Kết quả sau 4 tháng
| Chỉ số | Trước | Sau 4 tháng | Δ |
|---|---|---|---|
| Thời gian/tờ khai IMP | 45 phút | 8 phút | -82% |
| Tỷ lệ phải sửa | 17% | 2.4% | -86% |
| Sai sót gây truy thu/quý | 4 case | 0 case | -100% |
| Số tờ khai/ngày/người | 15 | 38 | +153% |
| Lô hàng tận dụng FTA | 78% | 96% | +23% |
ROI cụ thể
Tiết kiệm trực tiếp:
- Chi phí lao động khai báo viên: ~180 triệu/năm (giảm overtime mùa cao điểm)
- Truy thu thuế tránh được: ~80 triệu/năm (trước đây trung bình 4 case/quý × 5 triệu)
- Thuế FTA tận dụng thêm: ~60 triệu/năm (22% lô hàng được hưởng ưu đãi)
Tổng tiết kiệm năm đầu: ~320 triệu đồng. So với chi phí TKHQ gói Pro: ROI 4.2x.
Bài học triển khai
Anh Nguyễn Minh Khoa, Trưởng phòng XNK Việt Phát chia sẻ:
“Khó nhất không phải công nghệ — là quy trình. Tuần đầu khai báo viên vẫn quen gõ tay, không tin AI. Sau khi đối chiếu 200 tờ khai pilot không có sai sót đáng kể, team mới chuyển hẳn. TKHQ hỗ trợ phần này tốt — onboarding 1-1, có người trực Slack giải đáp ngay.”
Ba bài học rút ra:
- Pilot song song 2 tuần — đối chiếu kết quả thực tế tạo niềm tin nhanh hơn demo
- Đào tạo phân tầng — khai báo viên cơ bản dùng AI extract; cao cấp dùng AI classify + FTA
- Tích hợp ERP từ tuần 3 — đẩy sang kế toán tự động là điểm tạo ROI rõ nhất
Kế hoạch tiếp theo
Việt Phát đang mở rộng sang xuất khẩu dệt may sang EU — tận dụng EVFTA. TKHQ hỗ trợ pre-validate C/O EUR.1 và kiểm tra điều kiện xuất xứ RVC, tiết kiệm thời gian tham vấn cơ quan hải quan.
Đăng ký demo riêng cho doanh nghiệp bạn tại trang liên hệ.
