TKHQ cho phép upload chứng từ một lần — dữ liệu tự điền sang tờ khai, booking, container và công nợ mà không cần nhập liệu lại ở từng bước. Đây là cách TKHQ phá vỡ silo dữ liệu thường gặp trong vận hành XNK và forwarder.
Mỗi lô hàng XNK đều bắt đầu từ một chứng từ — Invoice, Packing List, Bill of Lading, EIR hay hóa đơn xăng. Câu hỏi đặt ra: bạn đang nhập thông tin từ chứng từ đó vào bao nhiêu phần mềm khác nhau?
Nếu câu trả lời là “3 lần trở lên”, bài viết này dành cho bạn.
Bài toán silo dữ liệu trong logistics XNK
Quy trình thủ công phổ biến hiện nay:
- Nhận Invoice + Packing List từ khách/hãng tàu → nhập tay vào phần mềm khai báo
- Khai xong tờ khai → copy số lượng/trọng lượng sang Excel booking
- Từ booking → nhập lại thông tin container vào hệ thống cảng
- Container về → gõ lại vào sheet công nợ để ra debit note
Mỗi lần copy-paste là một cơ hội để sai số xuất hiện. Mỗi phần mềm là một silo. Khi khách hỏi “cont đang ở đâu?” bạn phải mở 3 cửa sổ.
Cách TKHQ giải quyết — 1 chứng từ dùng cho mọi bước
Bước 1: Upload chứng từ lên Document Hub
Drag & drop Invoice, Packing List, B/L, AWB, C/O lên TKHQ. AI pipeline (OCR + LLM) đọc và trích xuất dữ liệu có confidence score từng trường — bạn thấy ngay trường nào cần review.
Chứng từ lưu tập trung ở Document Hub. Không mất, không tìm lại khó.
Bước 2: AI tạo tờ khai tự động
Từ Invoice và Packing List, TKHQ tự điền tờ khai IMP hoặc EXP:
- Tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá
- HS code gợi ý AI 8 số với confidence score
- Tính thuế NK/VAT/TTĐB tự động theo Thông tư 39
Khai báo viên chỉ review và duyệt — không gõ lại từ đầu.
Bước 3: Booking tự điền từ B/L
Khi có Bill of Lading, TKHQ extract:
- Vessel, voyage, ETD/ETA
- Số container, loại container, seal number
- Port of loading, port of discharge
Thông tin này tự điền vào Booking mới — không nhập tay.
Bước 4: Container tạo tự động từ booking
Từ booking đã có, TKHQ tạo container với:
- Container type và size (20’/40’/40HC)
- Deadline DEM/DET tính từ ngày tàu cập cảng
- EIR/Gate-in timestamp khi bạn kết nối ePort/ADA bằng tài khoản API của bạn
SLA engine tự kích hoạt — cảnh báo DEM/DET trước 3 ngày, 1 ngày và ngày H qua Telegram (bot riêng của workspace, bạn tự cấu hình bot token).
Bước 5: Manifest từ Packing List
Dòng hàng từ Packing List được dùng lại để tổng hợp thành manifest của booking — export PDF theo mẫu hãng tàu. Không cần Excel riêng.
Bước 6: Công nợ AR/AP tự ra
Khi tạo debit note, TKHQ đã có đủ dữ liệu:
- Cước phí từ rate card đã chốt
- Chi phí địa phương từ các charge đã nhập
- Trọng lượng, CBM từ Packing List
Debit note tự tính tổng. Nếu bill carrier lệch với giá chốt — cảnh báo ngay.
Ledger AR/AP cập nhật ngay sau mỗi giao dịch. Aging report ra tự động.
Kết quả thực tế
Một forwarder SME 5 người dùng TKHQ phản hồi:
“Trước đây mỗi lô tôi mất 45–60 phút nhập liệu rải rác qua 3 phần mềm. Giờ upload chứng từ xong là hầu như tự điền hết — tôi chỉ kiểm tra rồi duyệt. Tổng thời gian xử lý mỗi lô còn khoảng 10 phút.”
Bắt đầu từ đâu?
Nếu bạn đang vận hành forwarder hoặc doanh nghiệp XNK và mỗi tuần mất nhiều giờ nhập liệu lại từ chứng từ, đây là lúc thử xem TKHQ có giải quyết được bài toán của bạn không.
