TKHQ cho phép tải chứng từ lên một lần, AI đọc và điền sẵn tờ khai IMP/EXP/OLA, kiểm tra hợp lệ theo Thông tư 39/2018/TT-BTC rồi xuất file Excel chuẩn bố cục tờ khai để khai chính thức trên eCUS5 — khai báo viên chỉ review và duyệt, không gõ lại từ đầu. Trung bình mỗi tờ khai IMP còn 5–10 phút thay vì 30–60 phút thủ công.
Bài này tập trung vào quy trình end-to-end và những gì AI làm ở mỗi bước. Nếu bạn quan tâm độ chính xác của khâu đọc chứng từ, xem bài chuyên sâu AI trích xuất chứng từ hải quan — độ chính xác và case thực tế.
Quy trình thủ công đang tốn thời gian ở đâu
Khai thủ công lặp đi lặp lại một vòng:
- Nhận PDF qua email, mở từng file để đọc.
- Tự tay đọc và đối chiếu từng chỉ tiêu.
- Gõ lại toàn bộ vào phần mềm khai báo.
- Tự dò lỗi nghiệp vụ bằng mắt.
- Phát hiện sai, sửa rồi gõ lại.
- Xuất file rồi rà lại định dạng.
Mỗi lần gõ lại là một cơ hội sai số. Bài toán không phải “khai chậm” mà là “nhập liệu lặp lại quá nhiều”.
Bốn bước khi để AI điền tờ khai
Bước 1: Tải chứng từ lên
Kéo thả PDF hoặc ảnh chụp Invoice, Packing List, B/L, AWB, C/O, EIR, Booking. Hệ thống tự nhận diện loại chứng từ và bắt đầu đọc trong nền. Chứng từ đã đọc được lưu kho tập trung — không xử lý lại trong vòng một tuần.
Bước 2: AI đọc và bóc tách từng chỉ tiêu
Ảnh gốc hiển thị ngay cạnh từng trường đã đọc — số lượng, đơn giá, mã nước xuất xứ, mã HS gợi ý. Mỗi trường kèm điểm tin cậy, nên khai báo viên thấy ngay trường nào cần kiểm lại thay vì dò cả tờ.
Với chứng từ scan mờ hoặc chữ viết tay, hệ thống highlight ô cần review thay vì điền liều — người làm xác nhận thủ công trong giao diện side-by-side với ảnh gốc.
Bước 3: Điền tờ khai và kiểm tra TT 39
Sau khi xác nhận dữ liệu, hệ thống điền tờ khai IMP/EXP/OLA và chạy ngay các bước nghiệp vụ:
- Gợi ý mã HS 8 số từ mô tả hàng, điểm tin cậy trên 90%, tra trên 14.000+ dòng mã HS (4/6/8 số) dưới một giây.
- Tính thuế NK / VAT / TTĐB / BVMT kèm điều chỉnh trị giá theo Thông tư 39/2018/TT-BTC.
- Cảnh báo lô đủ điều kiện ưu đãi FTA (EVFTA, CPTPP, RCEP) để tận dụng C/O, tránh nộp thuế thừa.
- Rà soát kỹ tờ khai OLA trước khi đăng ký, vì OLA không sửa được sau khi nộp.
Bước 4: Xuất file Excel và dự đoán luồng
Xuất tờ khai ra file Excel chuẩn bố cục (đơn lẻ hoặc theo lô) để khai chính thức trên eCUS5 — dữ liệu đã kiểm tra hợp lệ giúp giảm thao tác nhập lại. TKHQ chưa hỗ trợ nộp trực tiếp lên eCUS/VNACCS; việc nộp tờ khai điện tử vẫn thực hiện qua eCUS5. Sau khi điền, hệ thống còn ước lượng xác suất phân luồng Xanh/Vàng/Đỏ để khai báo viên chủ động chuẩn bị hồ sơ kiểm tra từ sớm.
Vì sao “điền sẵn” khác với “gõ tay”
Điểm khác biệt không chỉ là tốc độ. Khi dữ liệu đi từ chứng từ thẳng vào tờ khai, số liệu chỉ đi qua tay người làm một lần để xác nhận — không sao chép giữa các phần mềm, nên ít chỗ phát sinh sai số hơn. Kết quả đo trong giai đoạn pilot: thời gian mỗi tờ khai IMP còn 5–10 phút, tỷ lệ tờ khai phải sửa sau khi khai dưới 3%.
Dữ liệu trên tờ khai cũng không dừng lại ở đó — trị giá, container, dòng hàng được dùng lại cho booking, công nợ và P&L từng lô. Xem cách một chứng từ chạy khắp hệ thống ở bài Upload chứng từ một lần, dữ liệu tự điền mọi nơi.
Dữ liệu chứng từ được bảo mật thế nào
Chứng từ được mã hoá AES-256, lưu trên hạ tầng tại Việt Nam và không dùng để train mô hình global. Audit log của thao tác khai báo lưu trên 5 năm, phục vụ kiểm tra sau thông quan (PCA) mà không cần thao tác thêm.
