Hồ sơ đối tác 360 & Checklist quy trình — checklist tự tick theo chứng từ
Một hồ sơ gộp đủ đối tác đa vai (khách hàng, hãng tàu, nhà xe), công nợ AR/AP và checklist quy trình theo từng lô hàng — mở ra là thấy ngay còn nợ bao nhiêu, đầu việc nào chưa xong. Checklist tự đánh dấu hoàn thành khi chứng từ tương ứng được tải lên: có B/L thì tự tick "đã có vận đơn", có C/O thì tự tick "đã có giấy chứng nhận xuất xứ" — không cần copy mẫu, không cần tick tay từng dòng.
Đa vai
CUSTOMER, CARRIER, TRUCKER gộp chung 1 hồ sơ
Tự tick
checklist đánh dấu theo chứng từ, không tick tay từng dòng
1 click
cấn trừ AR/AP hai chiều, không chuyển khoản qua lại
30 / 14 / 7 ngày
nhắc trước khi hết hạn hợp đồng & giá
Excel theo dõi đối tác — những vấn đề quen thuộc
Hầu hết công ty logistics đang dùng 3–5 file Excel khác nhau để theo dõi cùng một đối tác. Partner 360 gộp tất cả vào một nơi và tự cập nhật theo chứng từ.
Khi còn theo dõi thủ công bằng Excel
- File công nợ và file checklist đầu việc tách rời — không biết đối tác A còn nợ bao nhiêu khi vừa tick xong cột giao chứng từ.
- Checklist tự copy mỗi lô hàng, dễ bỏ sót hoặc dùng nhầm mẫu cũ từ lô trước.
- Không biết B/L đã nhận hay chưa nếu người nhận chứng từ chưa cập nhật vào file chung.
- Hợp đồng và giá hết hạn không có ai nhắc — phát hiện ra khi đã bill sai giá.
- Nhiều nhân viên sửa chung một file, dữ liệu lẫn lộn, không rõ ai sửa lúc nào.
Với Partner 360 & Checklist
- Công nợ AR/AP gắn trực tiếp vào từng lô hàng — mở hồ sơ đối tác là thấy ngay tổng phải thu và phải trả.
- Checklist tự gắn vào lô hàng/booking/container khi tạo mới, không bao giờ quên hay dùng nhầm mẫu.
- Khi B/L được tải lên, mục "đã có vận đơn" trong checklist tự tick — không cần báo cáo thêm.
- Cảnh báo hết hạn hợp đồng và giá trước 30/14/7 ngày, tự tạo cơ hội tái ký cho người phụ trách.
- Mọi thay đổi có dấu thời gian và tên người sửa — rõ ràng, kiểm soát được, không mất dữ liệu.
Mọi thứ về đối tác — trong một hồ sơ
Từ hồ sơ pháp lý, đầu việc cần làm đến tiền nợ còn thiếu — không cần mở thêm ứng dụng nào khác.
Hồ sơ đối tác đa vai
Một đối tác có thể vừa là khách hàng, hãng tàu và nhà xe cùng lúc — không cần tạo ba hồ sơ riêng. Nhiều đầu liên hệ, nhiều địa chỉ giao nhận. Hệ thống tự gộp trùng theo mã số thuế, tránh nhập đôi cùng một doanh nghiệp.
Checklist tự gắn mọi hồ sơ
Mẫu checklist tự động gắn vào lô hàng, booking và container ngay khi tạo mới. Không cần nhớ copy lại mẫu hay mở file Excel riêng — mọi đầu việc cần kiểm tra đã có sẵn và đúng chỗ.
Tự tick theo chứng từ đã có
Khi chứng từ tương ứng được tải lên, mục checklist tự đánh dấu hoàn thành. Ví dụ: có B/L thì tự tick "đã có vận đơn", có C/O thì tự tick "đã có giấy chứng nhận xuất xứ" — không cần tick tay từng dòng.
Toàn cảnh công nợ AR/AP
Toàn bộ phải thu (AR) và phải trả (AP) với từng đối tác hiện theo từng lô hàng cụ thể. Cấn trừ hai chiều một thao tác — chỉ thu hoặc trả phần chênh lệch, giảm hẳn số lần chuyển khoản qua lại.
Lịch sử báo giá & lô hàng
Trong hồ sơ đối tác, xem mọi báo giá từng gửi (WON hay LOST), toàn bộ lô hàng đã hợp tác và xu hướng công nợ theo thời gian. Toàn cảnh quan hệ làm ăn hiện ra ngay trên một màn hình — hữu ích khi đàm phán giá hay gia hạn hợp đồng.
Nhắc hạn hợp đồng & giá
Theo dõi ngày hết hiệu lực giá chốt và hạn hợp đồng. Nhắc trước 30, 14 và 7 ngày để người phụ trách kịp tái ký — tránh bill nhầm theo giá đã hết hạn.
Nhìn tận mắt Partner 360 & checklist trong phần mềm
Manifest & xếp container 3D — không cần phần mềm khác
Ngoài hồ sơ đối tác, nhóm Partner Tools còn bao gồm hai công cụ vận hành mà forwarder SME thường phải dùng phần mềm ngoài.
Manifest per booking
Tổng hợp dòng hàng từ packing list thành manifest chuyên chở cho từng booking. Export PDF theo mẫu hãng tàu hoặc mẫu tự định nghĩa — không cần tổng hợp tay từ nhiều file.
- Tự gộp dòng hàng từ packing list đã tải lên
- Xuất PDF theo mẫu hãng tàu hoặc mẫu tự định nghĩa
- Liên kết trực tiếp với booking và container
- Catalogue hàng hoá — nhập thông tin kiện hàng một lần, tái sử dụng khi tạo tờ khai và load plan mới
Xếp container 3D — load plan
Nhập danh sách thùng hàng (dài × rộng × cao, trọng lượng) → thuật toán bin-packing xếp tối ưu tải trọng và thể tích → xuất PDF sơ đồ 2D layer cho đội đóng hàng.
- Xếp tối ưu tải trọng và thể tích cho container FCL
- Xuất sơ đồ 2D layer cho đội đóng hàng
- Hỗ trợ đủ loại container 20, 40 và 40HC
Từ tạo đối tác đến checklist tự tick — 4 bước
Không cần cài đặt phức tạp. Ngay từ lô hàng đầu tiên, mọi thứ đã tự vận hành đúng chỗ.
Tạo hồ sơ đối tác
Nhập MST hoặc tên — hệ thống tự tìm kiếm và điền thông tin pháp lý. Gán vai: CUSTOMER, CARRIER, TRUCKER (hoặc nhiều vai cùng lúc).
Tạo lô hàng / booking
Khi shipment/booking/container được tạo mới, checklist mẫu tự gắn vào đúng loại — không cần chọn hay copy tay.
Upload chứng từ
Upload B/L, C/O, EIR, packing list vào Document Hub. Hệ thống nhận diện loại chứng từ và tự tick mục tương ứng trong checklist.
Xem công nợ & nhắc hạn
AR/AP tự cập nhật theo từng lô. Hợp đồng và giá sắp hết hạn gửi nhắc qua Telegram Bot workspace của bạn (bạn tự cấu hình bot token) trước 30/14/7 ngày.
Partner 360 hoạt động cùng các module khác
Dữ liệu đối tác tự đồng bộ với Forwarder Ops, Tài chính và Báo giá — không nhập lại bất kỳ thông tin nào.
Forwarder Ops
Khi lô hàng/booking/container tạo mới, checklist tự gắn đúng loại dựa trên đối tác — không cần nhớ chọn mẫu.
Forwarder Ops →Tài chính đối soát
AR/AP trong hồ sơ đối tác đồng bộ trực tiếp với debit note và sổ cái — không có hai con số khác nhau ở hai nơi.
Tài chính →Báo giá & CRM
Khi chốt khách hàng mới, hệ thống tự tìm hoặc tạo hồ sơ Partner 360 theo mã số thuế — không bao giờ nhập trùng đối tác.
Báo giá CRM →Sơ đồ xếp hàng 3D
Catalogue hàng hoá từ Partner 360 nạp thẳng vào load plan — nhập kích thước kiện một lần, dùng lại cho mọi lô hàng của đối tác.
Sơ đồ xếp hàng →Partner 360 & Checklist — hỏi & đáp
Một đối tác vừa là khách hàng vừa là hãng tàu thì tạo mấy hồ sơ?
Chỉ một hồ sơ. Partner 360 gán nhiều vai cho cùng một đối tác — CUSTOMER, CARRIER, TRUCKER — nên một doanh nghiệp vừa là khách hàng, hãng tàu và nhà xe vẫn nằm trên một hồ sơ duy nhất, không phải tạo ba bản ghi riêng.
Checklist tự tick dựa trên gì?
Dựa trên chứng từ được tải lên. Khi B/L được tải lên thì mục "đã có vận đơn" tự đánh dấu hoàn thành, có C/O thì tự tick "đã có giấy chứng nhận xuất xứ" — bạn không phải tick tay từng dòng. Người phụ trách vẫn xem lại được trạng thái checklist để kiểm soát đầu việc còn thiếu.
Checklist gắn vào đâu trong mỗi lô hàng?
Mẫu checklist tự gắn vào shipment, booking và container ngay khi tạo mới, đúng theo từng loại — không cần nhớ copy mẫu hay mở file Excel riêng. Vì gắn tự động nên không bị dùng nhầm mẫu cũ từ lô trước.
Công nợ AR/AP trong hồ sơ đối tác hiển thị thế nào?
Toàn bộ phải thu (AR) và phải trả (AP) gắn trực tiếp vào từng lô hàng. Mở hồ sơ đối tác là thấy ngay tổng phải thu và phải trả. Cấn trừ hai chiều chỉ trong một thao tác — chỉ thu hoặc trả phần chênh lệch, giảm số lần chuyển khoản qua lại.
Hệ thống có nhắc khi hợp đồng và giá sắp hết hạn không?
Có. TKHQ theo dõi ngày hết hiệu lực giá chốt và hạn hợp đồng, nhắc trước 30, 14 và 7 ngày để người phụ trách kịp tái ký — tránh bill nhầm theo giá đã hết hạn. Nhắc gửi qua Telegram Bot của workspace khi bạn đã cấu hình bot token riêng.
Có chống nhập trùng cùng một doanh nghiệp không?
Có. Hệ thống gộp trùng theo mã số thuế, nên khi chốt khách hàng mới từ Báo giá & CRM, TKHQ tự tìm hoặc tạo hồ sơ Partner 360 theo MST — tránh tạo hai hồ sơ cho cùng một đối tác.
Catalog hàng hoá của đối tác dùng lại ở đâu?
Nhập thông số kiện hàng — kích thước, trọng lượng, HS code — một lần vào catalog của đối tác, dữ liệu tái sử dụng khi tạo tờ khai, manifest và load plan xếp container cho các lô sau, không phải gõ lại thông số kỹ thuật cho từng lô.
Dùng thử Partner 360 như thế nào?
Đăng ký Trial Pro 14 ngày miễn phí, đầy đủ tính năng Partner 360, checklist và công nợ, không cần thẻ tín dụng. Có hỗ trợ onboarding 1-1 để làm quen.
Bắt đầu theo dõi đối tác đúng cách hôm nay
Trial Pro 14 ngày miễn phí — full tính năng Partner 360, checklist và công nợ. Không cần thẻ tín dụng, hỗ trợ onboarding 1-1.