Chính sách bảo mật

Cập nhật lần cuối: 2026-05-17

TKHQ (Tờ Khai Hải Quan, tokhaihaiquan.com) cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân và dữ liệu nghiệp vụ của khách hàng theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân và các tiêu chuẩn an toàn thông tin doanh nghiệp.

1. Dữ liệu thu thập

Thông tin tài khoản: tên, email, số điện thoại, công ty, vị trí công tác
Chứng từ nghiệp vụ: Invoice, Packing List, Bill of Lading, Airway Bill, Certificate of Origin, Insurance, Contract
Dữ liệu tờ khai: IMP/EXP/OLA, HS code, trị giá, thuế, chi phí điều chỉnh, lịch sử chỉnh sửa
Log kỹ thuật: IP đăng nhập, thời gian truy cập, thao tác hệ thống (audit log)
Lịch sử chatbot: câu hỏi và phản hồi của trợ lý AI nghiệp vụ trong doanh nghiệp

2. Mục đích sử dụng

Vận hành nền tảng chuẩn bị khai báo hải quan (đọc & bóc tách chứng từ, kiểm tra hợp lệ, xuất file Excel để khai trên eCUS5)
Cải thiện mô hình AI nội bộ trên dữ liệu đã anonymize — không lẫn dữ liệu giữa các khách hàng
Liên hệ chăm sóc, hỗ trợ kỹ thuật, thông báo sản phẩm
Tuân thủ yêu cầu pháp lý từ cơ quan có thẩm quyền

TKHQ không dùng dữ liệu khách hàng để train mô hình AI global hoặc bán cho bên thứ ba.

3. Bảo mật kỹ thuật

Mã hoá: AES-256 cho dữ liệu lưu trữ (at rest) và TLS 1.3 cho truyền tải (in transit)
Đăng nhập an toàn: phiên làm việc giới hạn thời gian (1 ngày), tự động gia hạn bảo mật (7 ngày), không lưu thông tin nhạy cảm tại trình duyệt
Mã hóa mật khẩu: mật khẩu được băm một chiều, không lưu bản gốc
Bảo vệ dữ liệu khi truyền & lưu trữ: mã hóa khi truyền và lưu trữ, ngăn chặn thao túng truy vấn và đầu vào bất hợp lệ
Tách biệt dữ liệu từng doanh nghiệp: dữ liệu mỗi khách hàng được cô lập hoàn toàn, không lẫn sang nhau
No PII trong logs: log không chứa số CCCD, mật khẩu, token
Backup: định kỳ hàng ngày, RPO ≤ 24h, RTO ≤ 4h, lưu cross-region
Audit log: ai khai, lúc nào, sửa gì — append-only, sẵn sàng xuất khi hải quan kiểm tra sau thông quan

4. Hạ tầng và vị trí lưu trữ

Dữ liệu khách hàng được lưu trên cloud Việt Nam (theo yêu cầu Nghị định 53/2022/NĐ-CP). Bản Enterprise hỗ trợ on-premise deploy — dữ liệu không rời khỏi datacenter doanh nghiệp.

5. Chia sẻ dữ liệu

TKHQ chỉ chia sẻ dữ liệu trong các trường hợp:

Theo yêu cầu hợp pháp từ cơ quan nhà nước (Tổng cục Hải quan, Bộ Công an)
Nhà cung cấp hạ tầng đã ký NDA + tuân thủ ND 13/2023
Có sự đồng ý rõ ràng bằng văn bản từ khách hàng

TKHQ không bán dữ liệu khách hàng cho bên thứ ba.

6. Quyền của chủ thể dữ liệu

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, người dùng có quyền:

Truy cập dữ liệu cá nhân TKHQ đang lưu
Yêu cầu sửa đổi dữ liệu không chính xác
Yêu cầu xoá dữ liệu (trừ dữ liệu nghiệp vụ phải lưu theo Luật Hải quan)
Rút lại sự đồng ý xử lý dữ liệu
Khiếu nại với cơ quan bảo vệ dữ liệu cá nhân

Liên hệ: hotro@tokhaihaiquan.com — phản hồi trong 5 ngày làm việc.

7. Cookie và tracking

Website chỉ dùng cookie cần thiết (duy trì phiên đăng nhập, lưu CSRF token). Không sử dụng cookie quảng cáo bên thứ ba, không bán dữ liệu hành vi.

8. Xử lý sự cố bảo mật

Khi phát hiện sự cố ảnh hưởng dữ liệu khách hàng, TKHQ cam kết:

Thông báo cho khách hàng bị ảnh hưởng trong vòng 72 giờ
Báo cáo cơ quan có thẩm quyền theo quy định
Khắc phục và áp dụng biện pháp phòng ngừa tái diễn

9. Thay đổi chính sách

TKHQ có thể cập nhật chính sách này theo thay đổi pháp luật hoặc cải tiến sản phẩm. Thông báo qua email cho người dùng đang hoạt động trước khi áp dụng tối thiểu 15 ngày.

10. Liên hệ

Bảo mật & dữ liệu cá nhân: hotro@tokhaihaiquan.com
Hỗ trợ kỹ thuật: hotro@tokhaihaiquan.com
Tư vấn chung: hotro@tokhaihaiquan.com