Hướng dẫn thanh toán TKHQ qua Sepay QR VietQR — Không cần thẻ quốc tế

Phần lớn phần mềm SaaS quốc tế yêu cầu thẻ Visa hoặc Mastercard để đăng ký. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam — đặc biệt là các hộ kinh doanh, công ty gia đình, hoặc doanh nghiệp chưa có thẻ doanh nghiệp quốc tế — đây là rào cản không nhỏ.

TKHQ loại bỏ rào cản đó hoàn toàn. Bạn có thể thanh toán gói subscription bằng chuyển khoản ngân hàng nội địa thông qua Sepay VietQR — không cần thẻ quốc tế, không cần tài khoản PayPal, không cần bất kỳ dịch vụ trung gian nào. Chỉ cần app ngân hàng bạn đang dùng hàng ngày.

Sepay là gì? Chuẩn VietQR và hỗ trợ toàn bộ ngân hàng Việt Nam

Sepay là cổng thanh toán Việt Nam chuyên về giải pháp thu tiền qua chuyển khoản ngân hàng và mã QR. Sepay xây dựng trên nền tảng VietQR — chuẩn mã QR thanh toán liên ngân hàng do NAPAS phát triển và được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công nhận.

VietQR hỗ trợ hầu hết các ngân hàng thương mại lớn tại Việt Nam, bao gồm Vietcombank, VietinBank, BIDV, Agribank, Techcombank, MB Bank, ACB, TPBank, VPBank, Sacombank, và hơn 40 ngân hàng khác. Nếu app ngân hàng của bạn có tính năng quét QR để chuyển khoản, bạn đã sẵn sàng dùng Sepay.

Về phía kỹ thuật, khi bạn quét mã QR do Sepay tạo ra, thông tin chuyển khoản (số tài khoản, số tiền, nội dung chuyển khoản) được điền tự động vào form chuyển tiền của app ngân hàng. Bạn chỉ cần xác nhận bằng mã PIN hoặc Face ID — không cần gõ tay bất kỳ thứ gì.

Điều quan trọng nhất: Sepay sử dụng nội dung chuyển khoản có mã định danh duy nhất để ghép giao dịch với đơn hàng của bạn. Nhờ đó hệ thống tự động xác nhận thanh toán mà không cần nhân viên xử lý thủ công.

Hướng dẫn từng bước thanh toán TKHQ

Bước 1 — Chọn gói và tạo đơn hàng

Truy cập trang bảng giá và chọn gói phù hợp (Starter, Pro, hoặc Business). Nếu bạn có mã voucher, nhập vào ô “Mã giảm giá” trước khi tiếp tục — voucher chỉ có hiệu lực khi nhập trước khi QR được tạo ra.

Chọn chu kỳ thanh toán: tháng hoặc năm (gói năm tiết kiệm ~17% so với gói tháng). Nhấn “Thanh toán ngay”.

Bước 2 — Nhận mã QR thanh toán

Trang checkout hiển thị mã QR Sepay VietQR với đầy đủ thông tin:

• Số tiền cần chuyển (đã bao gồm VAT nếu có)
• Tên người thụ hưởng
• Nội dung chuyển khoản (mã đơn hàng duy nhất — không được thay đổi nội dung này)
• Đồng hồ đếm ngược thời hạn QR

Bước 3 — Quét QR từ app ngân hàng

Mở app ngân hàng của bạn, chọn tính năng “Quét QR” hoặc “Chuyển tiền nhanh” → “Quét QR”. Hướng camera vào mã QR trên màn hình máy tính hoặc điện thoại.

App ngân hàng sẽ tự động điền:

• Tên tài khoản thụ hưởng
• Số tiền chính xác
• Nội dung chuyển khoản có mã đơn hàng

Kiểm tra lại thông tin một lần, sau đó xác nhận bằng mã PIN hoặc xác thực sinh trắc học (Face ID / vân tay).

Bước 4 — Xác nhận tự động từ hệ thống

Sau khi chuyển khoản thành công, không cần làm thêm gì. Hệ thống TKHQ nhận webhook từ Sepay và tự động:

• Ghi nhận thanh toán vào hồ sơ subscription của bạn
• Kích hoạt hoặc gia hạn gói dịch vụ ngay lập tức
• Gửi email xác nhận và Receipt PDF về địa chỉ email đăng ký

Webhook ghi nhận — 5 đến 15 phút, không cần thao tác thủ công

Quy trình xác nhận thanh toán hoàn toàn tự động thông qua Sepay webhook. Khi ngân hàng của bạn ghi nhận lệnh chuyển tiền, Sepay nhận thông báo từ hệ thống liên ngân hàng NAPAS và gửi webhook đến máy chủ TKHQ trong vòng 5 đến 15 phút.

TKHQ xử lý webhook theo quy trình:

1. Xác thực chữ ký webhook (HMAC signature) để đảm bảo request đến từ Sepay
2. Đối chiếu nội dung chuyển khoản với mã đơn hàng trong hệ thống
3. Kiểm tra số tiền khớp với giá trị đơn hàng (cho phép sai lệch ±1.000 VNĐ do làm tròn)
4. Cập nhật trạng thái subscription, phát hành token quota mới nếu là gói mới
5. Gửi email xác nhận và kích hoạt Receipt PDF

Trong trường hợp bình thường (giờ hành chính, ngân hàng không bảo trì), toàn bộ quy trình diễn ra trong dưới 10 phút. Vào cuối tuần hoặc khi hệ thống liên ngân hàng chậm, có thể mất đến 30 phút.

Nếu sau 1 giờ tài khoản vẫn chưa được kích hoạt, hãy liên hệ support với mã giao dịch ngân hàng để đội ngũ xử lý thủ công trong ngày.

Receipt PDF — tải về và lưu trữ cho kế toán

Sau khi thanh toán được xác nhận, TKHQ tự động tạo Receipt PDF với đầy đủ thông tin:

• Số biên lai và ngày phát hành
• Thông tin doanh nghiệp bên mua (theo thông tin workspace)
• Chi tiết gói dịch vụ, chu kỳ, số tiền (chưa VAT và đã bao gồm VAT)
• Mã giao dịch Sepay để đối chiếu

Receipt PDF được gửi tự động về email và lưu trong Settings → Billing → Invoices để tải lại bất kỳ lúc nào. Bạn có thể tải xuống tất cả Receipt trong năm bằng nút “Xuất tất cả” để nộp cho kế toán cuối kỳ.

Xử lý khi gặp sự cố

QR quá hạn trước khi quét

Đồng hồ đếm ngược về 0 trước khi bạn quét xong? Nhấn nút “Tạo QR mới” trên trang checkout. Hệ thống tạo mã QR mới với thời hạn 15 phút tiếp theo. Đơn hàng của bạn vẫn còn nguyên — không cần chọn lại gói từ đầu.

Chuyển sai số tiền

Nếu bạn chuyển thừa hoặc thiếu so với số tiền trên QR, hệ thống không tự động xác nhận. Đội support sẽ liên hệ qua email trong vòng 1 ngày làm việc để hướng dẫn:

• Chuyển thiếu: chuyển bổ sung phần còn thiếu với cùng nội dung chuyển khoản
• Chuyển thừa: phần dư được tự động cộng vào credit tài khoản, dùng cho lần thanh toán tiếp theo

Cần hóa đơn VAT (GTGT)

Receipt PDF của TKHQ là chứng từ thanh toán nội bộ, không phải hóa đơn GTGT hợp lệ để khấu trừ thuế. Nếu doanh nghiệp bạn cần hóa đơn GTGT, vui lòng gửi yêu cầu qua email support kèm:

• Mã số thuế doanh nghiệp
• Tên và địa chỉ đầy đủ theo đăng ký kinh doanh
• Số biên lai thanh toán

Hóa đơn GTGT điện tử sẽ được phát hành trong vòng 3 ngày làm việc và gửi về email đăng ký.

Không nhận được email xác nhận

Kiểm tra thư mục Spam / Promotions trong Gmail hoặc Outlook. Nếu không tìm thấy, truy cập Settings → Billing trong TKHQ — nếu trạng thái subscription hiển thị “Active”, thanh toán đã thành công và email có thể bị lọc bởi spam filter. Nhấn “Gửi lại email xác nhận” để nhận bản sao.

Xem thêm chi tiết tính năng billing tại trang tính năng và so sánh các gói tại bảng giá.